MOUNT EVEREST KRIJGT GRATIS WIFI – nu zijn we overal veilig …

De regering van Nepal kondigde aan dat zij op de Mount Everest twee wifi-zones zullen aanleggen. Eentje op de Lukla-Everest Base Camp en eentje op Annapurna Base Camp, de twee plaatsen waar getrainde klimmers en overmoedige managers landen, alvorens hun heroïsche tocht aan te vatten naar het enige echte dak van onze wereld. Eén op de dertig klimmers sterft onderweg naar de top. Daarom is gratis wifi niet bedoeld om op HLN.BE te checken welke onverlaat zijn naïeve lief bedrogen heeft in Temptation Island, maar wel om reddingsacties beter te coördineren.

Maar dat er op 5.364m hoogte straks ook wifi beschikbaar is, zegt alles. Want dan kan je op de zolder van de wereld een instagrammetje posten of je FB-tijdlijn updaten. En hoewel het nog zijn tijd zal duren voor je ook op het dak (8.848m) verbinding hebt, leven wij in een tijd waarop wij overal – 24/7- geconnecteerd moeten zijn met de ganse wereld … tot in Nepal.

Maar moeten wij altijd wel bereikbaar zijn? Dat consulteren van www.buienradar.be op Basecamp Zuid of dat ene mailtje op Base Camp Noord levens kan redden, is een feit… Maar op onze werkvloer blijkt minder dan 5 % van alle ontvangen mails, belangrijk of behulpzaam zijn. En toch blijf jij geneigd direct te reageren op elke vraag die al pingend binnenkomt: het geeft je immers een goed gevoel om een mail te verwijderen of te beantwoorden. Onderzoek toont immers aan dat elke e-mail het pleziercentrum in onze hersenen stimuleert, net als bij een gokker, alcoholicus of shopaholic, die gokt, drinkt of koopt. En hoe meer wij mailen, hoe meer wij willen mailen om die aangename prikkels vast te houden … En zo verworden wij tot e-mail junks.

Graag geef ik je hierbij een acht stappenplan om de tocht van Basecamp (met e-mail) naar de top van de Everest (zonder e-mail) te overleven zonder kleerscheuren, zonder FOMO (Fear Of Missing Out) en mét focus voor de tocht zelf…

Stap 1: snij de verbinding tussen je e-mail en je telefoon door… Je moet echt niet via push notifications elke e-mail zien binnenkomen: in de auto, op restaurant, op het toilet… Dit veroorzaakt meer stress dan je denkt, want met je broek op de enkels kan je weinig mails professioneel beantwoorden …

Stap 2: Open je mailbox en sluit deze terug. Stop met Outlook of Gmail geopend te laten in een tweede tabblad. Het zappen tussen je mailverkeer en je andere taken, verlaagt je productiviteit en is schadelijk voor je hersenen. Maak jezelf niet wijs dat je kan multitasken … Dat kon alleen ons moeder!!!

Stap 3: Check slechts één tot drie maal per dag je mailbox en doe dan ook niets anders dan het beantwoorden van je e-mails of deze om te vormen tot taken. Misschien dat dit niet in elke job mogelijk is, maar bezoekrecht voor je mailbox laat je toe je aandacht te focussen op wat écht belangrijk is.

Stap 4: Streef naar de Zen Inbox: de lege inbox. Maak gebruik van filters, labels en functies die je toelaten om onbelangrijke of niet dringende e-mails naar een aparte map te sturen. Betere organisatie betekent opnieuw minder stress en meer focus.

Stap 5: Gebruik e-mail nooit als chat-tool … Zodra je meer dan twee antwoorden krijgt, verwacht of voorziet, neem dan je telefoon. Niet alleen is het sneller en efficiënter maar je lost je probleem direct op en op een persoonlijke manier.

Stap 6: Vermijd de alomtegenwoordige CC-knop of nog erger: de gluiperige BCC-knop. Spreek met je e-mailers een gezonde nettiquette af om het gebruik ervan tot een minimum te beperken en de lawine van irrelevantie te vermijden.

Stap 7: Net als Hans broodkruimels achterliet in het bos, heb jij op vele honderden sites jouw e-mailadres rondgestrooid. Meld je af op deze sites en gebruik hiervoor tools als Unroll.me en SaneBox. Zij helpen u om – on the spot – jouw e-mail-abonnement van saunacenters, mediamarkten en dieetgoeroes te verwijderen. Je kan ook ActiveInbox gebruiken, een krachtige tool die je helpt om je inbox snel leeg te maken door mails te veranderen in taken met deadlines.

Stap 8: Classificeer je e-mails: maak een onderscheid tussen e-mails die meer én e-mails die minder dan 2 minuten tijd nodig hebben om te beantwoorden. Minder dan 2 minuten betekent direct verwerken (dan is je hoofd én je inbox leeg), meer dan twee minuten betekent dat dit een taak is en geen e-mail (dan is tenminste je inbox leeg) …

Pas deze regels toe en je zal versteld staan van je tijdswinst én efficiëntie winst. Je stress level daalt en je focus stijgt. En ben je bergbeklimmer, weet dat je binnenkort ook je smartphone kunt gebruiken in Nepal … maar vertrouw in eerste instantie toch maar op je wifi-loze Sherpa!!

En wil je dit alles in de praktijk toepassen, volg dan één van deze unieke workshops:

• Lean Outlook
• Master your todo list & Elke dag uw mailbox
• Extreem Productief