7 voorbeelden van 7 verborgen kosten

Van slow close naar fast close … 

Elke organisatie maakt kosten, boven én onder de radar. Tegenover de meeste kosten staat een factuur. Deze kosten zijn beheersbaar, verwacht en in de meeste gevallen zelfs ook gebudgetteerd. En toch zijn sommige projecten verlieslatend (hoewel een positieve business case werd gemaakt), ben je sommige klanten liever kwijt dan rijk (ook al vertegenwoordigen ze een flinke omzet) en lopen processen mank (met alle ergernis én financiële gevolgen van dien). Verborgen kosten liggen vaak aan de oorsprong van deze inefficiëntie. En verborgen kosten zijn niet te managen …

Met onderstaande voorbeelden ga je in jouw organisatie op zoek naar verborgen kosten. Weeg gerust af of het de moeite waard is, deze kosten zichtbaar te maken en te managen. Want hopelijk is de impact van deze verborgen kosten in jouw organisatie verwaarloosbaar. In dat geval hoef je echt geen actie te ondernemen. Maar als je eerlijk bent, herken je je in het onderstaande. En dan heb je er alle baat bij deze verborgen kosten zichtbaar te maken.

1.MAKE OR BUY

Als financial adviseren we graag andere afdelingen om de kosten van zelf maken af te zetten tegen de kosten van uitbesteden en op basis daarvan te beslissen. Maar als financial doen wij dit vaak zelf niet. In plaats van kant en klare oplossingen te onderzoeken of aan te schaffen, gaan we vaak zonder training bouwen aan spreadsheets, werken met SharePoint, werken met apps, … De vraag is of dat efficiënt of effectief is. We registreren zelden hoeveel tijd we verspillen met deze zogenaamde zelfbouw. We maken iets zonder vooraf opgesteld plan, maar vol goede bedoelingen en met veel goede moed.

2.ONDUIDELIJKE COMMUNICATIE

Communicatie is zelden het sterkste punt van financials. Cijfers spreken voor zich … denkt de CFO. Maar is er iets moeilijker te communiceren dan een budget, een audit rapport, een cashflow, een business case, een P&L, een rendementsanalyse? Communicatiedeskundigen zijn het er over eens: financials moeten beter communiceren en cijfers zijn – nog meer dan woorden – voor interpretatie vatbaar …

Standaard communicatiemiddelen als spreken en schrijven zijn vandaag vervangen door email, skype, weinig zeggende rapporten en complexe analyses. “C’est le ton qui fait la musique”: de toon van het gesproken woord bepaalt hoe jij de boodschap ontvangt. En dit ontbreekt nu eenmaal bij een email of rapport. En emoji’s zijn echt niet de vervanger  van je body language en of de toon van je boodschap. 

Het gevolg van een onduidelijke communicatie is dat de boodschap steeds vaker herhaald wordt, geherformuleerd wordt of zelfs gewoonweg verkeerd wordt geïnterpreteerd. Gevolg? Opnieuw worden verborgen kosten gemaakt om zaken recht te zetten. Deze kosten kunnen makkelijk vermeden worden door een heldere communicatie. Durf dan ook als financial (met je team) een communicatietraining bij te wonen om zo je communicatiestijl en inhoud te verbeteren. Want als financial moet je terug leren communiceren.

3.ONVINDBARE STUKKEN

Wist je dat het zoeken van stukken waarvan je het bestaan kent (of vermoedt) een organisatie per jaar per persoon ongeveer 5.000 euro kost? De onderliggende berekening is vrij eenvoudig, zodat je deze voor jouw organisatie zelf kunt maken.

• Je zoekt het document zelf op de plaats waar je denkt dat het is.
• Je kan het niet vinden.
• Je vraagt je collega per mail of telefonisch waar je het document kan vinden, dat kan direct antwoord opleveren of een ongewenste wachttijd opleveren.
• Je collega gaat zelf op zoek en kan het al dan niet vinden.
• Duurt het wachten te lang dan ga je het zelf maken.

Stel dat dit je regelmatig overkomt en dit je gemiddeld 2 uur per week kost, dan is de (voorzichtig geschatte) kost bij een gemiddeld uurtarief en 50 weken per jaar ruim 5.000 euro per jaar per persoon. Een remedie om het zoeken naar documenten te beperken is het werken met metadata.

4.WACHTEN OP WIE DAN OOK

Wachten op werk levert in de keten per definitie inefficiëntie op. Je kunt een berekening maken van de kosten per wacht-uur en dat vermenigvuldigen met het uurtarief van jouw organisatie/team. Dan pas zie je de échte wachtkost. Ongetwijfeld zal je na deze calculatie tot de conclusie komen dat het zinvol is om je proces efficiënter in te richten. Je komt het wachten op werk vaak tegen bij de periode of jaarafsluiting. Om tot een Fast Close te komen (de droom van elke financial) kun je heel wat maatregelen treffen om wachttijden drastisch in te perken.

5.GEBRUIK VAN VEROUDERDE SOFTWARE

Hoe lang werken jullie al met jullie software voor primaire processen? Ongetwijfeld heb je – ondanks updates en upgrades van je pakket – belangrijke trends gemist. Heb je enig idee welke inefficiëntie op die manier in de afgelopen jaren in je financiële processen is geslopen? Heb je je al verdiept in Robotic Accounting, AI, betaalmethodes, selfservice, blockchain, …? Dit zijn allemaal zaken die in de nieuwste releases van software gebruikt (gaan) worden. Vele bedrijven hebben door de inzet van nieuwe releases veel tijd en geld bespaard.

6.ZINLOZE BUDGETTEN

Wat kost jullie budgetproces? Als je uitrekent wat de kosten van deze achterhaalde manier van werken zijn, dan zal je ongetwijfeld schrikken. Deze kosten kan je vermijden door het budgetteren te vervangen door een revolving forecast.

7.SLOW CLOSE

Weet jij hoeveel kosten je bespaart als je sneller je verantwoordingsrapportage af kunt hebben? En misschien is die verantwoordingsrapportage wel geheel overbodig? Durf samen te zitten met de business en je management. Pas dan kom je echt te weten wat zij wanneer nodig hebben en vooral: wat niet.

CONCLUSIE

Maak de verborgen kosten zichtbaar en beheersbaar. Dat levert aanzienlijke besparingen op voor jou en je team. Durf je huidige manier van werken in vraag te stellen en actie te ondernemen. Niet alleen zullen processen sneller verlopen, maar ook efficiënter en effectiever. En bovendien krijgt je meer tijd om waardevolle analyses te maken, je business nog beter te adviseren en zo mee te helpen aan de groei van je organisatie.

André Salomons & Dirk Spillebeen

André Salomons is altijd enthousiast over efficiencyverbetering in processen. Iedere stroomlijning van processen draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is softwaremaker, auteur van het boek ‘Van Slow Close naar Fast Close’ en docent Fast Close bij het IFBD.